Nagyberki Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési
Szabályzata
A Szervezeti és Működési Szabályzat (továbbiakban:
SZMSZ) célja, hogy rögzítse a Nagyberki Közös Önkormányzati Hivatal adatait,
szervezeti felépítését, a vezető és alkalmazottak feladatait és jogkörét, az
intézmény működési szabályait.
A Nagyberki Közös Önkormányzati Hivatal —
saját hatáskörében — figyelembe véve a költségvetési szervek szervezeti és
működési szabályzata tartalmára vonatkozó előírásokat a következők szerint
határozza meg a Szervezeti és Működési Szabályzatát.
I. A Közös Önkormányzati Hivatal azonosító adatai, jogállása
1.A
hivatal megnevezése
Nagyberki Közös Önkormányzati Hivatal
2.A Közös
Önkormányzati Hivatal székhelye: 7255 Nagyberki, Újváros u. 1.
3.
A Közös Önkormányzati Hivatal létrehozásáról szóló jogszabály
A Közös Önkormányzati Hivatal létrehozásáról a
hivatalt létrehozó önkormányzatok Megállapodást kötöttek.
A
Megállapodást Nagyberki Község Önkormányzat képviselő-testülete a 141/2012
(XII. 20.) határozatával, Kercseliget Község
Önkormányzat képviselő-testülete a 69/2012 (XII. 11.) határozatával Szabadi Község Önkormányzat
képviselő-testülete a 69/2012 (XII. 21.) határozatával Csoma Község Önkormányzat képviselő-testülete
a 75/2012 (XII. 13.) határozatával fogadta el.
A Közös
Önkormányzati Hivatalt Nagyberki Község
Önkormányzat Képviselőtestülete a 142/2012. (XII. 20.) határozatával, Kercseliget Község Önkormányzat képviselő-testülete a 70/2012 (XII. 11,) határozatával Szabadi
Község Önkormányzat képviselő-testülete a
70/2012 (XII. 21,) határozatával Csoma Község Önkormányzat képviselő-testülete
a 76/2012 (XII. 13,) határozatával elfogadott
Alapító Okirattal alapította.
4. Az alapításra vonatkozó adatok
-Törzskönyvi azonosító száma: 807294
-Az alapító okirat kelte: 2012. december 31.
-Az alapítás időpontja: 2013. január 01.
-Adószáma: 15807298-1-14
-KSH statisztikai számjele: 15807298-8411-325-14
A Közös
Önkormányzati Hivatal által ellátandó közfeladat: a Mötv. 84. S. (1) bekezdése
szerint az önkormányzatok és szerveik működésével, valamint az önkormányzati és
államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával
kapcsolatos feladatok ellátása; a Hivatal közreműködik az önkormányzatok egymás
közötti, valamint az állami szervekkel történő együttműködésének
összehangolásában.
A Közös
Önkormányzati Hivatal működési köre: a Közös Önkormányzati Hivatalt alapító
önkormányzatok illetékességi körére terjed ki.
A Közös Önkormányzati Hivatal
irányító szervének neve:
Nagyberki Község Önkormányzat Képviselő testülete
Székhelye: 7255 Nagyberki, Újváros u. 1.
5. A Közös Önkormányzati Hivatal jogállása
A Közös Önkormányzati Hivatal jogállását az Mötv., határozza
meg.
A Közös Önkormányzati Hivatal költségvetési szerv,
jogi személyiséggel rendelkezik.
A Hivatal gazdálkodási besorolása: saját gazdasági
szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv, ahol a gazdálkodási
feladatokat az önkormányzati hivatal látja el.
A Hivatal költségvetési elszámolási számlaszáma: 11743002-15807298-00000000
A Hivatal számlavezetője: OTP Nyrt (Kaposvár,
Széchenyi tér 1.
6. A Közös Önkormányzati Hivatal
gazdálkodása, hozzá rendelt más költségvetési szervek
A Közös Önkormányzati Hivatal rendelkezik
valamennyi, a költségvetésében szereplő előirányzattal, azaz az
államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31. )
Kormányrendelet 7. (l) bekezdés a) és b) pontokban meghatározott
előirányzatokkal.
Az irányító szerv által a gazdálkodását tekintve a
hivatalhoz rendelt más költségvetési szervek - az államháztartásról szóló
törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 3 1 . ) Korm. rendelet 13. (1)
bekezdés i) pontja alapján — nincsenek: a Közös Hivatal gazdálkodó szervezetek
tekintetében alapítói, tulajdonosi jogokat nem gyakorol.
A Közös
Önkormányzati Hivatal ellátja: a Nagyberki község
Önkormányzat, az önkormányzat intézményei (Manó Tanoda Óvoda, Nagyberki
Közös Önkormányzati Hivatal valamint a Roma Nemzetiségi Önkormányzat költségvetési
szervek pénzügyi- gazdálkodási feladatait.
A Közös
Önkormányzati Hivatal ellátja Kercseliget Község Önkormányzata és a Roma
Nemzetiségi Önkormányzat pénzügyi- gazdálkodási feladatait.
A Közös Önkormányzati Hivatal ellátja Szabadi Község
Önkormányzata pénzügyi- gazdálkodási feladatait.
A Közös Önkormányzati Hivatal ellátja Csoma Község Önkormányzata
pénzügyi- gazdálkodási feladatait.
A Közös Hivatal működésének forrásai a költségvetési
törvényben meghatározott normatív hozzájárulások, valamint a létrehozó önkormányzatok
lakosságszámarányos működési hozzájárulásai, mint átvett pénzeszközök.
A Közös Önkormányzati Hivatal költségvetése a
hivatal székhelyéül szolgáló önkormányzat összevont költségvetésének része,
előirányzatai az önkormányzati rendeletben — mint költségvetési szervnek —
elkülönítetten szerepelnek.
A Közös Önkormányzati Hivatal költségvetését,
beszámolóját a Közös Önkormányzati Hivatalt létrehozó önkormányzatok fogadják
el.
7. A Közös Önkormányzati Hivatal feladat
ellátást szolgáló vagyon, a vagyon feletti rendelkezési jogosultság
Alapításkor a Közös Önkormányzati Hivatal
feladatellátását szolgáló vagyon az alapító önkormányzatok tulajdona.
A Közös Önkormányzati Hivatal a működése során
keletkezett vagyonnal a költségvetési szervekre vonatkozó szabályok szerint
gazdálkodik. Gazdálkodása során figyelembe kell venni a költségvetési rendelet,
az önkormányzati vagyonrendelet és egyéb belső szabályozások előírásait.
8. A Közös Önkormányzati Hivatal megszüntetése
A Közös Önkormányzati Hivatal megszüntetése az
alapítók joga. A megszüntetésről az alapítók határozattal döntenek,
9. A Közös Önkormányzati Hivatal hivatalos
bélyegzői
A Közös Önkormányzati Hivatal hivatalos
bélyegzőinek lenyomatát, valamint a bélyegzőhasználati rendet külön belső
szabályzat tartalmazza.
10. A kötelező szabályozások
A Közös Önkormányzati Hivatal jegyzője felelős a
Közös Önkormányzati Hivatal költségvetési szervként való működéséből fakadó - a
368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet 13. S (2) bekezdésében meghatározott -
belső szabályozások elkészítéséért és rendszeres felülvizsgálatáért, A
szabályzatok az SZMSZ függelékét képezik. A szabályzatok felsorolását az SZMSZ 7.
sz. melléklete tartalmazza.
II. Az ellátandó feladatok
1. Ellátandó alaptevékenységek
A Hivatal általános feladatai:
a.)
az önkormányzat működésével, valamint a
polgármester vagy a jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való
előkészítésével, és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátása,
b.)
közreműködés az önkormányzatok egymás közötti, valamint
az állami szervekkel történő együttműködésének összehangolásában.
A Közös Önkormányzati Hivatal az l. számú
mellékletben meghatározott kormányzati funkció szerint besorolt
alaptevékenységeket látja el.
2. Vállalkozási tevékenység
A Közös Önkormányzati Hivatal az Alapító Okirat
alapján vállalkozási tevékenységet nem folytat.
III. A Közös Önkormányzati Hivatal szervezeti felépítése és működésének
rendje
1. A hivatal szervezeti felépítése
A hivatal engedélyezett létszámkerete: 8 fő.
a) Ebből
önkonnányzati köztisztviselő: 8 fó
A Hivatal élén határozatlan időre kinevezett jegyző
áll. A jegyző a Hivatal vezetője, aki szakmailag felelős a Hivatal működéséért.
Tevékenysége során felelős a közérdeknek és a jogszabályoknak megfelelő,
szakszerű, pártatlan és igazságos, a színvonalas ügyintézés szabályainak
megfelelő ellátásáért.
Az alapító önkormányzatok a Hivatalban aljegyzőt nem
foglalkoztatnak.
A hivatal egységes szervezetként működik.
A hivatali székhelye Nagyberkiben működik.
A Közös Önkormányzati Hivatal szervezeti ábráját a
3. számú melléklet tartalmazza.
1.1* A székhely szerepe a Közös Önkormányzati Hivatal működésében
A polgármester a Közös Önkormányzati Hivatalt saját
hatáskörben irányítja.
A polgármester a hivatal irányításával kapcsolatban a
következő feladatokat látja el:
a) a
polgármester a hivatalt a képviselő-testület döntései figyelembevételével
irányítja
b) a
jegyző javaslatának figyelembevételével határozza meg a hivatal feladatait: az
önkormányzati munka szervezésével kapcsolatban, az önkormányzati tevékenységhez
kötődő döntés előkészítéssel összefüggésben az önkormányzati döntések
végrehajtásával kapcsolatban.
c) a
jegyző javaslatára javasolja, hogy a hivatalt létrehozó önkormányzatok
módosítsák a hivatal működtetésére vonatkozó megállapodásuk azon részeit,
melyek a hivatal létszámára, illetve belső szervezeti tagozódására az
ügyfélfogadásra vonatkozik,
d) a
hivatal működésére vonatkozó megállapodással összhangban előterjesztést nyújt
be a képviselő-testületnek a Közös Önkormányzati Hivatal belső szervezeti
tagozódásának, létszámának, munkarendjének, valamint ügyfélfogadási rendjének
meghatározására.
A polgármester:
a) ellenőrzi,
hogy a Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata, valamint
a működés tényleges rendje az önkormányzati döntésnek megfelel-e.
b) a
hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét, egyes ügyekben
a kiadmányozás teljes-, vagy rész jogát a hivatal dolgozóira átruházhatja,
c) a
közös hivatal létrehozásában résztvevő önkormányzatok polgármestereivel együtt
közösen gyakorolja a munkáltatói jogokat a jegyző tekintetében,
d) a
jegyző feletti egyéb munkáltatói jogokat a közös hivatal székhelye szerinti
önkormányzat polgármestere gyakorolja.
1.2.
A jegyző által ellátottfeladat- és hatáskörök
A jegyző főbb feladat- és hatásköre:
a)
jegyző vezeti a Közös Önkormányzati hivatalt,
b)
dönt a jogszabály által hatáskörébe utalt
államigazgatási ügyekben,
c)
gyakorolja a munkáltatói jogokat a Közös
Önkormányzati hivatal köztisztviselői és munkavállalói tekintetében,
koordinálja a köztisztviselők kötelező továbbképzését, ellátja a
köztisztviselők teljesítményértékelését
d)
gondoskodik az önkormányzatok működésével
kapcsolatos feladatok ellátásáról,
e)
tanácskozási joggal vesz részt a közös hivatalt
létrehozó képviselő-testületek, a képviselő-testületek bizottságának ülésén, e
feladatát megbízottjára ruházhatja,
f)
a közös hivatalt létrehozó képviselő-testület
megállapodása alapján személyes részvételével, vagy megbízottja útján
biztosítja az egyes településeken történő ügyfélfogadást
g)
jelzi a képviselő-testületnek, a
képviselő-testület szervének és a polgármesternek, ha a döntésük, működésük
jogszabálysértő,
h)
évente beszámol a képviselő-testületeknek a
hivatal tevékenységéről,
i)
döntésre előkészíti a polgármester hatáskörébe
tartozó államigazgatási ügyeket,
j)
dönt azokban a hatósági ügyekben, amelyeket a
polgármester ad át,
k)
dönt a hatáskörébe utalt önkormányzati és
önkormányzati hatósági ügyekben,
l)
a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a
kiadmányozás rendjét,
m) eljár
birtokvédelmi ügyekben,
n)
egyezséget létrehozására tesz kísérletet vadkár
ügyben
o)
előkészíti az önkormányzati rendelet
tervezeteket és belső szabályzatokat, gondoskodik az önkormányzati rendeletek
Nemzeti Jogtárba való feltöltéséról és a jegyzőkönyvek
törvényességi-felügyeleti kontrolljáról
p)
eljár kifogásokkal, panaszokkal, ügyészséggel
kapcsolatos ügyekben
1.3. A
hivatali dolgozók és a munkaköri feladatok csoportosítása
Az egyes munkakörök tekintetében a feladat-és
hatáskör gyakorlásának módját a belső szabályzatok, utasítások, illetve a
munkaköri leírás adja meg.
2.1.
Pénzügyi-gazdálkodásifeladatok
E munkakörben dolgozók feladatai:
a) költségvetési gazdálkodással kapcsolatos feladatok:
igény esetén a költségvetési koncepció
összeállításával kapcsolatos teendők, a
költségvetési rendelet megfelelő tartalmi- és szerkezeti összeállítása, a
hatályos jogszabályoknak való megfelelés biztosítása, az éves zárszámadási rendelet és
előterjesztés megfelelő tartalmi- és szerkezeti összeállítása, a hatályos
jogszabályoknak való megfelelés biztosítása
a költségvetési rendeletmódosítások előkészítése, a központi
előirányzat-módosításból fakadó helyi rendeletmódosítási kötelezettség
nyilvántartása, nyomon követése, az
állami támogatások igénylése, és a támogatásokkal való elszámolás,
b) működéssel kapcsolatos pénzügyi, bonyolítási feladatok: a pénzintézeten keresztül történő
pénzforgalom bonyolítása, a
készpénzforgalom bonyolítása, a
szállítókkal és a vevőkkel kapcsolatos feladatok ellátása, főkönyvi könyvelési feladatok, analitikus könyvelési feladatok, egyes pénzgazdálkodási jogkörök gyakorlása a
belső szabályzat szerint, személyi
juttatások, a járulékok kifizetésével és elszámolásával kapcsolatos
feladatok, egyes munkaügyi nyilvántartási
feladatok, vagyonhasználattal„ és
hasznosítással kapcsolatos feladatok, a beruházások és felújítások pénzügyi
lebonyolítása,
A pénzügyi-gazdálkodáshoz tartozó munkakörök- a
munkakörökhöz tartozó feladat- és hatáskörök
Munkakörök és létszámok pénzügyi-gazdálkodási
ügyintéző: 3 fő
pénzügyi ügyintéző: 1 fó
Az egyes munkakörökhöz tartozó feladat- és
hatáskörök:
a) gazdálkodási
ügyintéző feladatai: a költségvetési
tervezési feladatok, éves beszámolási
feladatok, információszolgáltatás, az állami
forrásokkal kapcsolatos feladatok,
előirányzatokkal kapcsolatos feladatok,
a folyamatos gazdálkodási tevékenységhez kapcsolódó feladatok, vagyonrendelettel kapcsolatos feladatok, leltározással kapcsolatos feladatok, selejtezéssel kapcsolatos feladatok, költségvetéssel és beszámolással kapcsolatos
feladatok,
b)pénzügyi ügyintéző:
a
kontírozási tevékenységet megelőző feladatok ellátása, főkönyvi számlakijelölés, kontírozás, az érvényesítés dokumentálása, a folyamatos feladatellátáshoz szükséges információk,
főkönyvi könyvelési feladatok,
analitikus könyvelési feladatok,
fizetési számla-forgalommal kapcsolatos feladatok, utalásokkal kapcsolatos feladatok, finanszírozással kapcsolatos feladatok, számlázással kapcsolatos feladatok,
c)pénztáros:
a pénztár- és
pénzkezelés általános szabályai megtartásával kapcsolatos feladatok, a házipénztárosi feladatok ellátása, pénztárzárlat, napi záró pénzkészlet, a készpénzszállítás, a készpénzkezeléssel kapcsolatos speciális
feladatok, a pénztárkezelés során a
bizonylatokkal kapcsolatos feladatok, az
elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása,
a letétek és az értékpapírok kezelése, nyilvántartása, az ellátmányokkal kapcsolatos
tevékenység, egyéb értékek (utalványok,
bérletek) kezelése, kerekítéssel kapcsolatos feladatok.
2.2. Adóügyi feladatok
Az adóügyhöz tartozó
munkakörök. létszám. feladat- és hatáskörök:
Adóügyi ügyintéző - figyelembe véve a hivatal
engedélyezett létszámkeretét — feladatkörét 1 fő pénzügyi-gazdálkodási
ügyintéző látja el, nem önálló munkakörben.
Az adóügyi ügyintéző munkakörhöz tartozó feladat-
és hatáskörök:
a)
helyi adórendeletek érvényesüléséről szóló
tájékoztatás,
b)
adó-nyilvántartási feladatok,
c)
adóbehajtási feladatok,
d)
adó-megállapítási tevékenység,
e)
adóellenőrzés,
f)
az adókkal kapcsolatos tájékoztatás,
g)
az adók módjára kezelendő tartozások, díjak
kezelése
h)
általános adóügyi feladat- és hatáskörök
ellátása,
i)
helyi adóval kapcsolatos feladatok,
j)
gépjárműadóval kapcsolatos feladatok,
k)
adók nyilvántartásával, elszámolásával
kapcsolatos feladatok,
l)
adózás rendjével kapcsolatos feladatok,
m) az
adóigazgatási-, hatósági- és végrehajtási eljárással kapcsolatos feladatok,
n)
egyéb adódíjak beszedésével kapcsolatos
feladatok.
2.3.
Hatósági-igazgatási feladatok
Az igazgatási ügyintézői munkakörök. a munkakörökhöz tartozó feladat- és
hatáskörök
Munkakörök és létszámok
' igazgatási ügyintéző: 1 fő
Az igazgatási ügyintéző ellátják a szociális,
gyermekvédelmi, anyakönyvi és más hatósági feladatokat.
Az igazgatási ügyintézői
munkakörökhöz tartozó szociális feladat- és hatáskörök:
a) a
központi szociális jogszabályok érvényre juttatása,
b) a
helyi szociális rendelet hatályosulásának elősegítése, javaslatok kidolgozása a
hatékonyabb, eredményesebb helyi szociális ellátásra,
c) a
szociális tárgyú döntések előkészítése, közreműködés a végrehajtásban,
d) a
szociális törvény alapján vezetendő analitikus nyilvántartások vezetése,
rendszeres karbantartása,
e) a
helyi munkanélküliség helyzetének figyelemmel kísérése,
f)
a szociális ellátást biztosító intézmények
tevékenységének figyelemmel kísérése.
g) az
információszolgáltatással,
h) az
ellátás megállapításával, megszüntetésével,
i)
a pénzbeli és természetbeni szociális
ellátásokkal,
j)
a szociális alapellátásokkal, személyes
gondoskodással,
k) a
nyilvántartás vezetési- és információs feladatokkal,
l)
egyéb a jegyző hatáskörébe utalt átruházott
döntések előkészítésével, döntés végrehaj tásával
m) a
közfoglalkoztatás szervezésével kapcsolatos feladat- és hatáskör.
Az igazgatási ügyintézői
munkakörökhöz tartozó gyermekvédelmi feladat- és hatáskörök:
a) a
központi gyámügyi- és gyermekvédelmi jogszabályok érvényre juttatása,
b) a
helyi gyermekvédelmi rendelet hatályosulásának elősegítése, javaslatok
kidolgozása a hatékonyabb, eredményesebb helyi gyermekvédelmi ellátásért,
c) a
gyámügyi- és gyermekvédelmi tárgyú döntések előkészítése, közreműködés a
végrehajtásban,
d) a
gyermekvédelmi ellátással kapcsolatban vezetendő analitikus nyilvántartások
vezetése, rendszeres karbantartása,
e) a
pénzbeli ellátásokkal,
f) a
gyermekvédelmi gondoskodással,
g) g)
az egyéb gyermekvédelmi feladatokkal kapcsolatos feladat- és hatáskör.
h) az
adatkezeléssel,
i)
a nyilvántartással,
j)
a gyermek- és ifjúságvédelemmel,
k) az
észlelő- és jelző rendszer működtetésével kapcsolatos feladat- és hatáskörök.
Anyakönyvi feladatok ellátását azon ügyintézők
végezhetik, akik anyakönyvi szakvizsgával rendelkeznek
Anyakönyv vezetői feladatok:
a) születés
anyakönyvezésével kapcsolatos feladatok,
b) halálozás
anyakönyvezésével kapcsolatos feladatok,
c) házasság
anyakönyvezésével kapcsolatos feladatok,
d) házasságkötés,
és egyéb családi ünnepeken való közreműködés,
e) adatszolgáltatás
az ASZA rendszerben.
f) az
általános anyakönyvvezetői feladatokkal,
g) a
névviseléssel, a névmódosítással és a névváltoztatással,
h) az
anyakönyvvezetést követő és egyéb eljárásokkal,
i) az
adatszolgáltatással,
j) a
nyilvántartási feladatokkal,
k) a
hatósági igazolvánnyal,
l) az
adatszolgáltatási feladatokkal,
m) a
személyes adatok védelmével,
n) a
nyilvántartások vezetésével kapcsolatos feladat- és hatáskörök.
Az igazgatási ügyintézői
munkakörökhöz tartozó egyéb hatósági feladat- és hatáskörök:
a) a
jegyző hatáskörébe tartozó hagyatéki eljárás lefolytatása, hagyatéki
leltározás,
b) az
üzletekkel kapcsolatos engedélyezés és nyilvántartás,
c) szálláshely-szolgáltatókkal
kapcsolatos feladatok,
d) telepengedélyekkel
kapcsolatos feladatok,
e) zenés-táncos
rendezvényekkel kapcsolatos feladatok,
f) piacokkal
és vásárokkal kapcsolatos feladatok
g) temető-nyilvántartás
h) termőföld
vételével, haszonbérletével kapcsolatos szerződések közzétételi kérelmével
kapcsolatos feladatok
i) ingatlan
árverési hirdetmények közzétételével kapcsolatos feladatok
j) közterületek
elnevezésével és a házszámokkal kapcsolatos feladatok
Személyenként ill. ügyintézőként nevesítve a
részletes feladat- és hatáskörök, valamint a hatáskör gyakorlásának módjai a
munkaköri leírásban kerülnek részletezésre.
2.4. Településfejlesztési feladatok
A településfejlesztéshez tartozó munkakörök. a munkakörökhöz tartozó
feladat- és hatáskörök
A településfejlesztéshez tartozó feladatok:
a) a
közbeszerzések előkészítése, bonyolítása
b) pályázati
tevékenységek — ezen belül különösen a pályázatok pénzügyi tervei és a pénzügyi
elszámolások,
c) az
államháztartással összefüggő közérdekű adatok közzé-, valamint hozzáférhetővé
tételével kapcsolatos feladat- és hatáskörök
d) önkormányzati
útkezelési feladatok,
e) közterület
használat,
f) települési
szilárd- és kommunális hulladékkezelési feladatok,
g) helyi
rendezési tervvel kapcsolatos feladatok,
h) közvilágítási
feladatok,
i) környezetvédelmi
feladatok,
j) helyi
építészeti örökségvédelmi feladatok,
k) beruházási-
és felújítási tevékenységek műszaki előkészítése, ellenőrzése,
l) településfejlesztési
programok előkészítése,
m) építéshatósági,
műszaki, beruházási feladatok,
n) parlagfii-mentesítési
feladatok,
o) állatvédelmi-ügyek,
a veszélyes- és egyéb állatokkal kapcsolatos ügyek,
p) állatbetegségekkel,
növényvédelemmel, növényegészségügyi feladatok,
q) fakivágással
kapcsolatos feladatok,
r) telekalakítással
kapcsolatos szakhatósági hozzájárulások,
s) földdel
kapcsolatos feladatokkal,
t) az
energetikával kapcsolatos feladatok,
(A részletes feladat- és hatáskörök, valamint a
hatáskör gyakorlásának módjai a csatolt munkaköri leírásban kerülnek részletezésre.)
2.5. A munkaköri leírások jelentősége
A
jegyző köteles elkészíteni a dolgozók munkaköri leírását.
A
munkaköri leírásokat rendszeresen felül kell vizsgálni.
A
munkaköri leírásokban részletesen meg kell határozni az adott munkakör által
ellátandó feladatokat.
Az
egyes munkakörökre vonatkozó munkaköri leírások a dolgozók személyi anyagában
találhatóak.
2.6.
A munkakörhöz kapcsolódó felelősség
•
Adott munkakört betöltő dolgozó felelős a
munkakörhöz meghatározott feladat- és hatáskörök szabályszerű, jogszerű
ellátásáért.
•
A munkakörhöz kapcsolódó speciális felelősségi
szabályokat, mint például kártérítési, teljes anyagi felelősségi szabályok,
részben a munkaköri leírások, részben pedig a munkakör által ellátandó
feladatot leíró belső szabályzatok tartalmazzák
' A teljes anyagi
felelősséggel járó tevékenységek esetén a dolgozó köteles írásbeli
felelősségvállalási nyilatkozatot is tenni.
2.7.
A hatáskör gyakorlási mód
Az egyes esetén az adott
hatáskör gyakorlásának módját a jogszabályok, valamint a jegyző, és a
polgármester kiadmányozási rendjére vonatkozó belső szabályozása határozza meg.
3. A Közös Önkormányzati Hivatal belső- és
külső kapcsolattartásának rendje
3.1. A belső kapcsolattartás
A hivatalon belüli kapcsolattartás legfőbb formái:
a) az
értekezlet,
b) a
közvetlen utasítás,
c) tájékoztatás,
d) a
beszámoltatás, ellenőrzés.
3.1.1. Az értekezletek
A kapcsolattartás egyik fontos elemei a jegyző által
tartott:
• munkaértekezlet
az aktuális, határidős feladatokhoz kapcsolódóan
• dolgozói
értekezlet kötelezően évente egyszer,
Munkaértekezlet
A hivatalon belül a megfelelő belső kapcsolattartás
érdekében a jegyző havonta, vagy szükség szerint értekezletet tart.
Az értekezletek célja, hogy:
• a
jegyző tájékoztatást adjon a következő időszak kiemelt feladatairól, és konkrét
utasításokat, munkaszervezési intézkedéseket tegyen, másrészről
• beszámoltassa
a dolgozókat az által végzett feladatokról, a hivatali dolgozók
kérdéseket tehessenek fel, javaslatokat fogalmazhassanak meg a hivatallal
kapcsolatos, valamint a feladat- és hatáskörükbe tartozó ügyekben.
A jegyző a polgármestereket az értekezletre
előzetesen meghívja, és részükre az értekezleten biztosítja a tanácskozási jogot.
Dolgozói értekezlet
A jegyző a hivatal dolgozói részére évente legalább
egy alkalommal értekezletet tart.
Az értekezleten ismertetni kell:
• a
hivatal éves tevékenységének értékeléséről szóló beszámolót, a hivatal egészére
vonatkozó teljesítménykövetelményeket,
• a
hivatal köztisztviselőinek teljesítményértékelését, a hivatal személyi
állományának mennyiségi- és végzettségi összetételét, a dolgozói leterheltséget
és a belső átszervezési javaslatot,
• a
hivatali munkavégzés tárgyi feltételeinek értékelését, a javasolt
fejlesztéseket,
• a
hivatal egyes feladat- és hatáskörével összefiiggő jelentős jogszabályi
változásokat, belső továbbképzés
keretében azokat az újdonságokat, melyek ismerete a dolgozók vagy a dolgozók
meghatározott csoportjai részére fontosak a megfelelő színvonalú
munkavégzéshez.
A jegyző a polgármestereket az értekezletre
előzetesen meghívja, és részükre az értekezleten biztosítja a tanácskozási
jogot.
3.1.2. Közvetlen utasítás
A hivatalon belüli kapcsolattartás egyik gyakori
módja a közvetlen utasítás. Az utasítás mindig a felettes adja, amely:
kiterjedhet egy
dolgozóra, a hivatal valamennyi dolgozójára,
lehet
alkalomszerű, illetve meghatározott időszakra, vagy tevékenységre szóló,
történhet
szóban és írásban.
3.1.3. Tájékoztatás
A hivatalon belüli kapcsolattartás egyik módja lehet
a tájékoztatás.
A tájékoztatás során a hivatal dolgozó egymás között
kötelesek megosztani minden olyan információt, mely a hivatal működése, feladat
és hatáskör teljesítése, vagy egy adott ügy, vagy ügycsoport gyors, hatékony,
és jogszabályoknak megfelelő ellátását segíti elő.
A tájékoztatás formája lehet szóbeli, írásbeli.
A tájékoztatás módját az információ jellegének
megfelelően kell megválasztani. A széles körben közlendő információ továbbítása
történhet e-mail-ben is.
3.1.4. Beszámoltatás, ellenőrzés
A hivatalon belüli kapcsolattartás során, a megfelelő
működés érdekében szükség van a beszámoltatásra, illetve az ellenőrzése.
A beszámoltatás jellemzően valamely közvetlen
utasításban foglaltak betartására, végrehajtására irányul, a beszámoltatást az
végzi, aki a közvetlen utasítást adta, vagy arra a közvetlen utasítást adó
felhatalmazta.
A beszámoltatás történhet szóban és írásban.
3.2.
A Közös Önkormányzati Hivatal külső kapcsolatai
A Közös Önkormányzati Hivatalnak szoros kapcsolatban
kell állnia:
• a
Közös Önkormányzati Hivatalt létrehozó önkormányzatok polgármestereivel, az
alpolgármesterekkel,
• a
képviselőkkel és
• a
bizottsági tagokkal.
A jegyző feladata, hogy az előbbiek munkájának
segítésére folyamatos vagy alkalmi jelleggel köztisztviselőket jelöljön ki.
A hivatalnak gondoskodnia kell a képviselő-testületi
és bizottsági ülések:
•
meghívóinak elkészítéséről, igény szerint
az előterjesztéseinek elkészítéséről, jegyzőkönyveinek
elkészítéséről,
•
a döntések nyilvántartásáról,
•
a döntések végrehajtásáról.
A Közös Önkormányzati Hivatal külső kapcsolatai
magukba foglalják a Közös Önkormányzati Hivatal képviseletének jogát is. A
Közös Önkormányzati Hivatalt a jegyző képviselheti. Más kijelölt tisztviselő —
a jegyző által meghatározott esetben- csak az adott ügyben jogosult képviselni
a hivatalt.
A köztisztviselők kötelesek köztisztviselőhöz, a
Közös Önkormányzati Hivatalhoz és a közszférához méltóan viselkedni, olyan
magatartást tanúsítani, amely nem ellentétes a hivatásuk szellemiségével.
A jegyző a Közös Önkormányzati
Hivatal képviseletében köteles kapcsolatot tartani: az állami szervekkel,
hatóságokkal,
• a
megyei, valamint a környékbeli települések jegyzőivel,
• a
település ellátását biztosító önkormányzati intézmények vezetőivel,
• a
közszolgáltatásokban közreműködő egyéb szervekkel,
• az
érintett településeken működő, helyi társadalmi szervezetekkel, közösségekkel.
A Közös Hivatal kapcsolatot tart más hivatalos
szervekkel. A kapcsolattartás módjait e tekintetben a vonatkozó jogszabályok
határozzák meg.
A Közös Hivatal kapcsolatot tart a lakossággal,
illetve a településen tevékenykedő szervezetekkel. A fontosabb híreket,
információkat a hivatal megjeleníti hirdetőtáblán, valamint az önkormányzat
honlapján.
A Közös Hivatal kapcsolatot tarthat a médiával. A
média kapcsolatokért a jegyző, illetve az általa kijelölt dolgozó felelős.
4.
A helyettesítés rendje
A jegyzőt -aljegyző hiányában- előre tervezhető
esetben az általa kijelölt dolgozó helyettesíti.
Tartós akadályoztatása, távolléte esetén – Nagyberki Község Önkormányzata SZMSZ-e szerint- a
jegyzői feladatokat a polgármesterek által megbízott jogi vagy
igazgatásszervezői végzettséggel rendelkező, lehetőség szerint a Hivatal
foglalkoztatotti állományába tartozó köztisztviselő látja el.
A jegyző további helyettesítése a kiadmányozás
rendjében és a munkaköri leírásokban foglaltak szerint történik. A kijelölt
köztisztviselő a helyettesítési feladatokat a jegyző utasítása alapján végzi.
Az egységes hivatalon belül az ügyintézők
helyettesítését a munkaköri leírások szabályozzák.
A jegyzőnek kell gondoskodnia arról, hogy a Közös
Önkormányzati Hivatalban kiadott munkaköri leírások pontosan meghatározzák az
adott munkakört helyettesítő munkaköröket, valamint az adott munkakör által
helyettesítendő munkaköröket.
A jegyzőnek, illetve a szervezeti egység vezetőinek
írásba kell foglalniuk azokat az eseteket, melyek során a helyettesítőnek csak
meghatározott távolléti idő elteltekor, illetve meghatározott körülmények
között szabad ellátnia adott feladatot.
Írásbeli rendelkezésnek minősül valamely belső
szabályzat, a munkaköri leírás, egyéb belső hivatalos pecséttel, aláírással
ellátott irat melynek tudomásul vételét a helyettesítő aláírásával igazolja.
Felelősség
A helyettesítő felelőssége a helyettesként ellátott
feladatokért megegyezik az eredeti feladatellátó felelősségével. A
helyettesítési feladat nem lehetőség, hanem kötelező tevékenység a helyettesítő
számára.
5. A munkáltatói jogok gyakorlásának rendje
5.1.
A jegyző feletti munkáltatói jog gyakorlása
A jegyzőt a Közös Önkormányzati Hivatalt létrehozó
települések polgármesterei többségi döntéssel nevezik ki, illetve mentik fel. A
jegyző felett az egyéb munkáltatói jogokat a Hivatal székhelye szerinti
település polgármestere gyakorolja.
5.2. A Közös Önkormányzati Hivatal köztisztviselői feletti
munkáltató jog gyakorlása
A köztisztviselők feletti munkáltatói jogok
gyakorlási rendje a következő:
a Közös Önkormányzati
Hivatal köztisztviselői és munkavállalói tekintetében a munkáltatói jogokat a
jegyző gyakorolja,
• a hivatalfenntartó
települések polgármestereinek egyetértése szükséges a köztisztviselő
kinevezéséhez, felmentéséhez, illetményeltérítéséhez, jutalmazásához
6. A Közös Önkormányzati Hivatal munkarendje és ügyfélfogadási
rendje
6.1.
A Közös Önkormányzati Hivatal dolgozóinak munkarendje
A Közös Önkormányzati Hivatal
köztisztviselőinek munkarendje: hétfőtől
— csütörtökig: 8.órától— 16.30 óráig,
pénteken: 8.00-tól — 14.00 óráig
tart.
Az
ebédidő 12.00-tól -12.30-ig tart.
A Közös Önkormányzati Hivatal nem köztisztviselőinek
munkarendjét a munkaköri leírás tartalmazza.
6.2.
A Közös Önkormányzati Hivatal köztisztviselőinek ügyfélfogadási rendje
A Közös Önkormányzati Hivatal köztisztviselőinek ügyfélfogadási
rendjét a 3. számú melléklet tartalmazza
Az ügyfélfogadást a Közös Önkormányzati Hivatal
létrehozásáról és működéséről szóló megállapodás szerint biztosítani kell a nem
hivatali székhely településeken is. Az ügyfélfogadást a jegyző személyesen,
vagy megbízottja közreműködésével biztosítja. Az ügyfélfogadáshoz szükséges
létszám biztosítása a jegyző feladata.
A köztisztviselőnek munkaidőn kívül is kötelessége
ellátni egyes tevékenységeket, és közreműködni a jegyző kijelölése alapján a következő
feladatokban:
• házasságkötés,
polgári temetés, névadó ünnepség,
• képviselő-testületi
ülésen való részvétel,
• bizottsági
ülésen való részvétel,
• közmeghallgatáson
való részvétel.
A képviselőket, a nem képviselő bizottsági tagokat a
hivatal ügyintézői kötelesek:
• ügyfélfogadási
időben soron kívül fogadni és
• ügyfélfogadási
időn kívül is fogadni.
6.3.
A köztisztviselőkre vonatkozó munkaügyi szabályok
A köztisztviselőkre vonatkozó munkaügyi szabályokat
külön belső szabályzatok tartalmazzák.
6.4.
A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség
A közszolgálatban álló személy vagyonnyilatkozat-tételi
kötelezettsége az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007.
évi CLII. törvény szerint a következő okokból keletkezhet:
•
a közszolgálatban álló személy (önállóan vagy
testület tagjaként) javaslattételre, döntésre vagy ellenőrzésre jogosult
közigazgatási hatósági ügyben 13. S (1) a)/,
•
a közszolgálatban álló személy (önállóan vagy
testület tagjaként) javaslattételre, döntésre vagy ellenőrzésre jogosult
közbeszerzési eljárás során /3. S (l) b)/,
•
a közszolgálatban álló személy (önállóan vagy
testület tagjaként) javaslattételre, döntésre vagy ellenőrzésre jogosult
feladatai ellátása során /3. (l) c)/:
•
költségvetési vagy egyéb pénzeszközök felett,
továbbá
•
önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás során
és
•
önkormányzati pénzügyi támogatások tekintetében,
•
a közszolgálatban álló személy (önállóan vagy
testület tagjaként) javaslattételre, döntésre vagy ellenőrzésre jogosult egyedi
önkormányzati támogatásról való döntésre irányuló eljárás lefolytatása során
/3. (l) d)/,
•
a közszolgálatban álló személy (önállóan vagy
testület tagjaként) javaslattételre, döntésre vagy ellenőrzésre jogosult állami
vagy önkormányzati támogatások felhasznáIásának vizsgálata vagy a felhasználással
való elszámolás során /3. (1) e)/,
•
vezetői munkakört betöltő köztisztviselő /3. (2)
d)/.
A Közös Önkormányzati Hivatalban foglalkoztatottak vagyonnyilatkozat-tételi
kötelezettsége:
Minden érintett köztisztviselő kétévente köteles vagyonnyilatkozatot
tenni.
7. Az iratkezelésre vonatkozó szabályok
Az iratkezelés rendjének helyi szabályai — a
közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló
335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 3. (3) bekezdése, 27. S c) pontja, 52. (l)
bekezdése, valamint 63. S (1) bekezdése alapján — az alábbiak szerint kerülnek
megállapításra.
7.1. Az iratkezelés szervezeti rendje
A Közös Önkormányzati Hivatalban az iratkezelés — a
szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelően — a
székhelyen történik.
Az iktatást a titkársági ügyintéző — munkaköri
leírásban meghatározott feladatként — végzi.
Az iratkezelés során a Közös Önkormányzati Hivatalra
vonatkozóan történik az iktatás 2018. január 1-től az ASP irat szakrendszer
alkalmazásával.
7.2. Az
iratkezelés és az iratkezeléssel összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat-
és hatáskörök
Az iratkezeléssel kapcsolatos jegyzői
tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatáskörök:
Megnevezés
Az
iratkezelési szabályzat elkészítése
Az
iratkezelési szabályzat jóváhagyásra való megküldése
Az
iratkezelési szabályzat mellékletét képező irattári terv évenkénti
felülvizsgálata
Az
iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtása
Összhang
biztosítása folyamatosan a belső szabályzatok, az alkalmazott informatikai
eszközök és eljárások, valamint az irattári tervek és iratkezelési eljárások
között Az iratok szakszerű és
biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakítása és működtetése
Az
iratkezeléshez szükséges tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosítása,
felügyelete
Az
iratkezelés — jogszabályban, és a hivatal iratkezelési szabályzatában
meghatározott követelmények szerinti — megszervezése
Az
iratkezelés felügyelete: - az iratkezelési szabályzat végrehajtásának
rendszeres ellenőrzése, intézkedés az iratkezelés során tapasztalt
szabálytalanságok megszünteté„ séről, gondoskodás az iratkezelést végzők
szakmai képzéséről, továbbképzéséről, iratkezelési segédeszközök biztosítása
(iratkezelési segédeszköz pl.: iktatókönyv) Az iratok és az adatok
védelmével kapcsolatos feladatok
Az iktatás megszervezése
Nyilvántartás
vezetése a kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, Bizottság kijelölése az
iratselejtezésre
Iratmegsemmisítés
Nem
selejtezhető iratok illetékes levéltámak adása
Az
iratkezelés rendjének megváltoztatása
Az
elektronikus iratkezeléssel kapcsolatos iktatási feladatokra való felkészülés
7.3.
Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető
Az iratkezelés felügyeletét a jegyző látja el.
A jegyző tartós — 5 napot meghaladó — távolléte
esetén az iratkezelés felügyeletének 2. pontban meghatározott jogköreit az igazgatási
ügyintézői munkakört betöltő személy gyakorolja.
Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot
kiadmányként csak kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá.
A kiadmányozási jogokat a jegyző által készített és
jelen Szervezeti és Működési Szabályzat mellékleteként kezelendő kiadmányozási
szabályzat határozza meg.
8. Elektronikus ügyintézés
A Közös Önkormányzati Hivatal az elektronikus ügyintézésre
irányadó jogszabályokban meghatározottfeladatok ellátása ” szerint:
vállalja
a Kormány által rendeletben meghatározott ügyek törvény szerinti elektronikus
intézését.
ellátja
az elektronikus ügyintézés működéséhez kapcsolódó szervezési és adminisztrációs
feladatokat tájékoztatja az
ügyfelet az elektronikus ügyintézési lehetőségekről biztosítja az ügyfél
azon jogát, miszerint ügyeit az elektronikus ügyintézés keretein belül
elektronikusan intézze el az elektronikus
ügyintézés keretein belül biztosítja a közérdekű, illetve közérdekből nyilvános
adatok megismerhetőségét és a személyes, a minősített és a nem nyilvános adatok
védelmét gondoskodik az
elektronikus ügyintézés keretein belül az elektronikus dokumentum
érkeztetéséről, kézbesítéséről, értesítéséről a következő központi
elektronikus ügyintézési szolgáltatásokat a kijelölt szolgáltató útján veszi
igénybe, eleget téve ezzel a jogszabályban foglaltaknak
a) az
ügyfél ügyintézési rendelkezésének nyilvántartása,
b) iratérvényességi
nyilvántartás,
c) elektronikus
fizetési és elszámolási rendszer,
d) azonosításra
visszavezetett dokumentumhitelesítés,
e) központi
érkeztetési ügynök,
f) központi
kézbesítési ügynök,
g) az
ügyfél időszaki értesítése,
h) papír
alapú irat átalakítása hiteles elektronikus irattá,
j) központi
azonosítási ügynök,
k)
személyre szabott ügyintézési felület,
l) űrlapbenyújtás-támogatási
szolgáltatás,
m) központi
dokumentumhitelesítési ügynök,
n) általános
célú elektronikus kéreleműrlap szolgáltatás,
o) összerendelési
nyilvántartás.
9. A belső ellenőrzés
A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréról
és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 3 1 Kormányrendelet 15. S (2)
bekezdése alapján a Közös Önkormányzati Hivatal az alábbiak szerint rendelkezik
a belső ellenőrzési kötelezettségről, a belső ellenőrzést végző
személy/szervezet feladatának meghatározásáról,
9.1.
A belső ellenőrzési kötelezettség
A Közös Önkormányzati Hivatal köteles megszervezni
és gondoskodni — a vonatkozó jogszabályok, valamint az elkészített Belső
Ellenőrzési Kézikönyv által meghatározott előírások szerinti — belső
ellenőrzésről.
A belső ellenőrzés kialakításáról és megfelelő
működtetéséről — az államháztartási törvényben meghatározottak szerint — a
jegyző köteles gondoskodni.
9.2.
A belső ellenőrzési tevékenységet ellátó szervezet jogállása
A belső ellenőrzési tevékenység
ellátási formájának meghatározása
A Közös Önkormányzati Hivatal a belső ellenőrzési
tevékenységet a következő formában szervezte meg: A Kaposvár Megyei Jogú Város
Ellenőrzési Irodáján keresztül. Vállalkozási szerződés alapján.
A belső ellenőrzést végző személy:
- a tevékenységét a jegyzőnek közvetlenül
alárendelve végzi, - a jelentéseit közvetlenül a jegyzőnek küldi meg.
A jegyző köteles biztosítani a belső ellenőr
funkcionális (feladatköri és szervezeti) függetlenségét, különösen az alábbiak
tekintetében:
a) az
éves ellenőrzési terv kidolgozása a kockázatelemzési módszerek alapján és a
soron kívüli ellenőrzések figyelembevételével,
b) az
ellenőrzési program elkészítése és végrehajtása,
c) az
ellenőrzési módszerek kiválasztása,
d) következtetések
és ajánlások kidolgozása, ellenőrzési jelentés elkészítése,
e)
az a)-d) pontokon kívüli más tevékenységbe történő bevonás tilalma - kivéve a
tanácsadást.
A belső ellenőrzés függetlenségét biztosító
szervezeti felépítést a Belső Ellenőrzési Kézikönyv, valamint a jelen
Szervezeti és Működési Szabályzat tartalmazza.
A belső ellenőrzést végző személy feladatainak
maradéktalan ellátása érdekében:
a) az
ellenőrzött szerv vagy szervezeti egység bármely helyiségébe beléphet,
b) számára
akadálytalan hozzáférést kell biztosítani valamennyi: ba) irathoz, bb) adathoz
és bc) informatikai rendszerhez,
c) kérésére
az ellenőrzött szerv, vagy szervezeti egység bármely dolgozója köteles szóban
vagy írásban információt szolgáltatni.
A belső ellenőrzést végző személy az ellenőrzött
szervnél, vagy szervezeti egységnél:
a) minősített
adatot, üzleti titkot tartalmazó iratokba és más dokumentumokba is betekinthet,
azokról másolatot, kivonatot, illetve tanúsítványt kérhet, valamint indokolt
esetben az eredeti dokumentumokat másolat hátra hagyása mellett - átvételi
elismervény ellenében - átvenni, továbbá
b) személyes
adatokat kezelhet, a jogszabályokban meghatározott adat- és titokvédelmi
előírások betartásával.
9.3. Az ellátandó feladatok
A belső ellenőrzés során el kell végezni a
bizonyosságot adó tevékenységet és a tanácsadó tevékenységet.
3.1. A belső ellenőrzés bizonyosságot adó
tevékenysége során végzendő ellenőrzések
A belső ellenőrzési tevékenység során:
•
szabályszerűségi-, pénzügyi- és
rendszerellenőrzéseket, teljesítmény-ellenőrzéseket, továbbá
•
informatikai rendszerellenőrzéseket kell
végezni, valamint az éves beszámolókról megbízhatósági igazolásokat, az európai
uniós források tekintetében zárónyilatkozatokat kell kibocsátani.
9.3.2
A belső ellenőrzést végzőszemélyek munkavégzésének keretei
A belső ellenőrzést végző személy munkáját:
• a
vonatkozó jogszabályok,
• a
miniszter által közzétett módszertani útmutatók,
• a
nemzetközi belső ellenőrzésre vonatkozó standardok, valamint
• a
Belső Ellenőrzési Kézikönyv szerint végzi,
10. Záró rendelkezések, hatályba lépés
A jegyző felelős a hivatal szervezeti
felépítésének, a szervezeti ábrának, valamint a létszámkeretek költségvetési
rendeletben meghatározottakkal való összhangjának megteremtéséért.
Amennyiben a jelen Szervezeti és Működési Szabályzat
módosítása szükséges, arról a jegyző a módosítást előidéző októl számított 30
munkanapon belül köteles gondoskodni.
Szabályzatot a jegyző megismerteti a
dolgozókkal és gondoskodik a mindenkori hozzáférés lehetőségéről.
A Közös Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata
2021. május 15-jén lép hatályba, ezzel egyidejűleg a korábbi, 2020. január I
-től hatályos SZMSZ hatályát veszti.
Kaposvölgyiné Dr Hangyál Margit
jegyző
Kelt: Nagyberki, 2021. május 15.
Záradék:
Jelen Szervezeti és Működési Szabályzatot a közös
képviselő testületi ülésen az önkormányzatok megtárgya/ták és Nagyberki Község
Önkormányzata Képviselő-testülete a 85/2021.(IV.13.)
számú önkormányzati határozatával, Kercseliget Község
Önkormányzata Képviselő-testülete a 21/2021.(IV.13.) számú önkormányzati
határozatával, Csoma Község Önkormányzata a 24/2021.(IV.13.) számú önkormányzati
határozatával, Szabadi Község Önkormányzata a 38/2021.(IV.13.) számú önkormányzati
határozatával elfogadta.
Deák Gyula Mecseki János
Nagyberki polgármestere Kercseliget polgármestere
Molnár Edit Antal Lajos
Csoma polgármestere Szabadi
polgármestere
Mellékletek:
1.számú
melléklet A Közös Önkormányzati Hivatal által ellátott tevékenységek
kormányzati funkció szerint
2.
számú melléklet A Közös Önkormányzati Hivatal szervezeti ábrája
3.számú
melléklet A Közös Önkormányzati Hivatal ügyfélfogadási rendje
4.számú
melléklet A Közös Önkormányzati Hivatal kiadmányozás rendje
5.számú
melléklet
A Közös Önkormányzati Hivatal belső szabályzatai
1. számú melléklet
A Közös Önkormányzati Hivatal által ellátott tevékenységek kormányzati funkció
szerint
A Közös Önkormányzati Hivatal alaptevékenységként a
következő feladatokat látja el:
|
Kormányzati funkció száma |
Kormányzati funkció megnevezése |
|
841105 |
Helyi önkormányzatok
és társulások igazgatási tevékenysége |
|
011130 |
Önkormányzatok és önkormányzati hivatalok jogalkotó és
általános igazgatási tevékenysége |
|
016010 |
Országgyűlési, önkormányzati és európai parlamenti
képviselőválasztásokhoz kapcsolódó tevékenységek |
|
016020 |
Országos és helyi népszavazással kapcsolatos tevékenységek |
|
074040 |
Fertőző megbetegedések megelőzése, járványügyi ellátás |
2. számú melléklet
A Közös Önkormányzati Hivatal szervezeti ábrája
Nagyberki Községi Önkormányzat
Képviselő-testülete
||
Nagyberki polgármestere
||
Nagyberki Közös Önkormányzati Hivatal
||
||
SZÉKHELY BELSŐ ELLENŐR
||
Ügyintézők
A Közös Hivatal dolgozóinak
megosztása
|
|
Székhely |
|
Összesen |
|
Jegyző |
|
1 |
1 |
|
Gazdálkodási-pénzügyi
ügyintéző |
|
4 |
|
4 |
|
Igazgatási
ügyintéző |
|
2 |
|
2 |
|
Titkársági
ügyintéző |
|
1 |
|
1 |
|
Összesen |
8 |
|
8 |
3. számú melléklet
A Közös Önkormányzati Hivatal ügyfélfogadási rendje
l. Ügyfélfogadás
|
Ügyfélfogadással
érintett személy, szervezeti egység |
|
Ügyfélfogadás |
|
nap |
délelőtt |
délután |
|
Jegyző |
hétfő |
9.00-12.00 |
|
|
Ügyintézők |
hétfő |
8.00-12.00 |
12.00-16.00 |
|
kedd |
|
13.00-16.00 |
|
szerda |
8.00-12.00 |
|
|
péntek |
8.00-12.00 |
|
4. számú melléklet
A kiadmányozás rendje
1. Általános rendelkezések, fogalom
meghatározások
A szabályozás hatálya kiterjed a Közös Önkormányzati
Hivatalnál (a továbbiakban: Hivatal) keletkező, illetve onnan kimenő valamennyi
iratra, a polgármesterre, a jegyzőre, a hivatal minden köztisztviselőjére,
ügykezelőjére és munkavállalójára.
Kiadmánynak minősül minden jóváhagyás után letisztázott
és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt
irat. A szabályozás szerint kiadmánynak minősül a határozat, végzés egyezség
jóváhagyása, hatósági szerződés, hatósági bizonyítvány, igazolvány és
nyilvántartás.
Kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges
kiadmány-tervezet jóváhagyása, letisztázhatósága, elküldhetőségének
engedélyezése a kiadmányozásra jogosult részéről.
Kiadmányozó: a polgármester, a jegyző' vagy
részükről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy akinek kiadmányozási
hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása.
2. A kiadmányozási jog gyakorlása
1. Polgármester, jegyző
1.1. A polgármester kiadmányozza:
1.1. l. A
képviselő-testület ülésének jegyzőkönyveit, rendeleteit, határozatait,
együttesen a jegyzővel.
1.1.2. A képviselő-testületi ülés meghívóját.
1.1.3. A képviselő-testület általános felhatalmazása
alapján hozott döntéseket.
1.1.4. Azokat a képviselő-testületi, bizottsági
előterjesztéseket, amelyeknél előterjesztőként szerepel.
1.1,5. A feladatkörébe tartozó vagy a saját
hatáskörébe vont előterjesztéseket, jelentéseket, beszámolókat.
1.1.6. A képviselő-testület által a polgármesterre
átruházott feladat- és hatáskörben hozott döntéseket, önkormányzati hatósági
ügyekben hozott döntéseket (határozatok, végzések). 1.1.7. A képviselő-testület
bizottsága összehívására vonatkozó indítványt.
1.1.8. A fogadónapon, illetve egyéb módon hozzá
érkezett panaszokra, bejelentésekre, illetve a nevére érkezett, határozatot nem
igénylő beadványokra adott válaszleveleket.
1.1.9. Önkormányzati ügyekben a jogi képviseletre
vonatkozó megbízást.
1.1.10. A hivatal szervezeti és működési
szabályzatát, a jegyzővel együttesen.
1.
I. 11. A hatáskörébe tartozó munkáltatói jogok
gyakorlása során keletkezett iratokat.
1.1.12. A jegyző munkáltatói jogkörének gyakorlása
során az egyetértési jogkörében keletkezett iratokat.
1.1.13. A kötelezettségvállalás, utalványozás,
érvényesítés, ellenjegyzés rendje szerinti dokumentumokat.
1.1.14. A nevére érkezett beadványokra, illetve a fogadónapon
hozzá érkezett panaszokra és bejelentésekre adott válaszleveleit I. 3.15. A
vezetői jogkörben:
a) a
belföldi kiküldetés elrendelését, engedélyezését,
b) a
szabadság, fizetés nélküli - és betegszabadság megállapítását,
c) a
munkahelytől való távolmaradás engedélyezését,
1.2.Az
alpolgármester kiadmányozza:
Az alpolgármester a törvényben meghatározott
általános helyettesítési jogkörében vagy összeférhetetlenség esetén gyakorolja
a polgármester helyett a kiadmányozási jogot.
1.3.A jegyző
kiadmányozza:
I . 3.1. A képviselő-testület jegyzőkönyveit,
rendeleteit, határozatait, együttesen a polgármesterrel.
I . 3.2. A képviselő-testület és a bizottságok
részére készülő - a jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó - előterjesztéseket.
1.3.3. A képviselő-testület, a bizottságok, a polgármester,
a nemzetiségi önkormányzatok döntéseivel, intézkedéseivel kapcsolatos
törvényességi jelzéseket.
1.3.4. A hivatal nevében létrejött szerződéseket,
egyéb okiratokat és dokumentumokat.
1.3.5. A hivatal jogi képviseletére vonatkozóan adott
megbízást.
1.3,6. A hatáskörébe tartozó munkáltatói jogok
gyakorlása során keletkezett iratokat.
I ,3.7. Az önkormányzat intézményei ellenőrzésére
vonatkozó megbízást, ellenőrzési programot.
1.3.8. A hivatal szervezeti és működési szabályzatát,
a polgármesterrel együttesen.
1 .3.9. A hivatal szabályzatait.
1 .3.10. Más hatósághoz, közigazgatási és egyéb
szervhez küldött tájékoztatásokat, megkereséseket.
I .3.11. A közigazgatási hatósági eljárásban hozott döntéseket: határozatokat
és végzéseket 1.3.12. A hatósági nyilvántartásba vételről szóló igazolásokat
(ipar, kereskedelem, szálláshely, piac, vásár, rendezvény, telepengedélyezés)
1.3.13. A fellebbezés, illetve a kizárási kérelem
felterjesztését, valamint a felettes közigazgatási szervnek, az ügyészségnek és
a bíróságoknak küldött dokumentumokat.
I .3.14. A polgármester által a jegyzőnek döntésre
átadott ügyekben keletkezett iratot,
I . 3.15. A választással, népszavazással, népi
kezdeményezéssel és népszámlálással kapcsolatos iratokat.
1.3.16. A kötelezettségvállalás, utalványozás,
érvényesítés, ellenjegyzés rendje szerinti dokumentumokat.
1.3.17. A nevére érkezett beadványokra, illetve a
fogadónapon hozzá érkezett panaszokra és bejelentésekre adott válaszleveleit.
1.3.18. A vezetői jogkörben:
a) a
belföldi kiküldetés elrendelését, engedélyezését,
b) a
szabadság, fizetés nélküli - és betegszabadság megállapítását,
c) a
munkahelytől való távolmaradás engedélyezését,
d) az
illetményelőleg kifizetésének engedélyezését
2.1. Az ügyintézők kiadmányozzák:
2.1.1. A kötelezettségvállalás, utalványozás,
érvényesítés, ellenjegyzés rendje szerinti dokumentumokat.
2.1.2. A testület, illetve a testület bizottsága
részére készülő — feladat- és hatáskörébe tartozó — előterjesztéseket.
2.2.3. Az érdemi döntést nem tartalmazó, döntést
előkészítő közbenső intézkedéseket:
a) hagyatéki
ügyintézés során keletkezett iratokat, hagyatéki leltárt
b) gyámhatósági
ügyben készített leltárt, környezettanulmányt
c) adó-és
értékbizonyítványokat,
d) személyadat-
és lakcím nyilvántartásra vonatkozó adatszolgáltatást,
e) központi
címregiszterrel kapcsolat adatszolgáltatást,
f) szociális
rászorultság, jogosultság alapján kiadott igazolásokat
g) hirdetményi
úton történő közlésére irányuló közzétételi kérelem záradékolását
h) ingó
és ingatlanárverési hirdetmény, egyéb hirdetmények záradékolását
i) helyszíni
szemle jegyzőkönyvét
j) felszólításokat
k) felterjesztő
leveleket
l) adatkéréseket
m) közbeszerzési
ügyekkel összefüggő, érdemi döntést nem igénylő intézkedéseket
n) közreműködő
szervezettel, valamint irányító hatósággal kapcsolatos levelezéseket
o) közfoglalkoztatással,
munkaügyi okmányokkal kapcsolatos munkaügyi levelezést
2.2.4. Azokat az ügyiratokat, amelyek kiadmányozását
a polgármester, illetve a jegyző átadta
A polgármester hatáskörében végzett
kiadmányozáskor a kiadmányra rá kell vezetni „…………. polgármester megbízásából”
szöveget, alatta fel kell tüntetni a kiadmányozó nevét, hivatali beosztását
nyomtatva, a kiadmányozó aláírását és a bélyegzőlenyomatot.
A jegyző hatáskörében végzett kiadmányozáskor a kiadmányra rá kell vezetni „Kaposvölgyiné
Dr Hangyál Margit jegyző megbízásából” szöveget, alatta fel kell tüntetni a
kiadmányozó nevét, hivatali beosztását nyomtatva, a kiadmányozó aláírását és a
Hivatali bélyegzőlenyomatát.
3.1.1 Az anyakönyvvezető kiadmányozza az anyakönyvi
okmányokat és az anyakönyvi ügyintézés során keletkezett iratokat, kivéve a
házasságkötés külső helyszínen történő engedélyezését, melyet a jegyző
kiadmányoz.
41.1. Pénzügyi-gazdálkodási ügyintézők: a
kibocsátott számlák esetén az analitikus könyvelők rendelkeznek aláírási
jogkörrel.
3.
Felelősség
Jelen szabályzatban foglaltak megtartásáért
valamennyi érintett személyi felelősséggel tartozik.
4. Záró rendelkezések
Jelen Szabályzat a
Közös Hivatal SZMSZ-ének mellékleteként 2021. május 15 -én lép hatályba,
rendelkezéseit a hatályba lépést követően keletkezett iratok esetén kell
alkalmazni.
Kaposvölgyiné Dr.
Hangyál Margit
jegyző
Deák Gyula
Mecseki
János
Nagyberki
polgármestere
Kercseliget polgármestere
Molnár Edit
Antal Lajos
Csoma
polgármestere
Szabadi polgármestere
6. számú melléklet
A Hivatal működését az SZMSZ mellett az alábbi belső
szabályzatok szabályozzák:
Számviteli
politika
Számlarend
Eszközök
és források értékesési szabályzata
Pénzkezelési
szabályzat
Leltárkészítési
és leltározási szabályzat
Felesleges
vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata
Kockázatelemzési
szabályzat
Szabálytalanságok
kezelésének szabályzata
Kötelezettségvállalás,
ellenjegyzés, érvényesítés, utalványozás rendjének szabályzata
Belső
ellenőrzési kézikönyv
Belső
kontrollrendszer
Közbeszerzési
szabályzat
Közérdekű
adatok igénylésének és közzétételének rendje
Közszolgálati
szabályzat
Cafetéria
szabályzat
Munkaruha/védőruha
szabályzat
Munkavédelmi
szabályzatok
Tűzvédelmi
szabályzat
Egyedi
Iratkezelési szabályzat
Információbiztonsági
szabályzatok
Általános
elektronikus ügyintézési szabályzat
Megismerési nyilatkozat
A szabályzatban foglaltakat megismertem. Tudomásul
veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani.
|
Név |
Beosztás |
Kelt |
Aláírás |
|
Kaposvölgyiné Dr.
Hangyál Margit |
jegyző |
|
|
|
Deák Gyula |
polgármester, Társulási Tanács elnöke |
|
|
|
Keresztes József |
Társulási Tanács elnökhelyettese |
|
|
|
Schmidt Márta |
alpolgármester |
|
|
|
Mecseki János |
polgármester |
|
|
|
Finta István |
alpolgármester |
|
|
|
Molnár Edit |
polgármester |
|
|
|
Tóth László |
alpolgármester |
|
|
|
Antal Lajos |
polgármester |
|
|
|
Kovács István |
alpolgármester |
|
|
|
Vári Ferenc |
RNÖ elnök |
|
|
|
Vári Zoltán |
RNÖ tag |
|
|
|
Puha Szilvia |
RNÖ elnök |
|
|
|
Orsós József |
RNÖ tag |
|
|
|
Dobosné Kolarics Mária |
óvodavezető |
|
|
|
Antalné Bakos Mária |
óvodavezető helyettes |
|
|
|
Tormási István |
igazgatási
főmunkatárs |
|
|
|
Vendel Brigitta |
igazgatási, szociális ügyintéző |
|
|
|
Kreizer-Gulyás Szabina |
pénzügyi vezető, pénzügyi
ügyintéző |
|
|
|
Bán Beatrix |
pénzügyi
ügyintéző,
pénztáros |
|
|
|
Zelendné Lukácsa Anikó |
pénzügyi
ügyintéző,
pénztáros |
|
|
|
Fényes-Terdi Nikoletta |
pénzügyi
ügyintéző |
|
|
|
Deák Tünde |
titkársági
ügyintéző,
pénztáros |
|
|
